11 Perlengkapan Seminar Kit dan Tips Acara yang Sukses

Seminar kit bukanlah barang baru yang menghiasi acara seminar. Pasalnya, perlengkapan seminar ini memiliki banyak manfaat, salah satunya sebagai apresiasi kepada para peserta yang sudah datang. Bukan hanya itu, namun dengan pemberian produk berkualitas dapat menjadi branding perusahaan Anda.

Selain seminar kit, ada juga souvenir, merchandise, travel kit, CSR kit, dan jenis-jenis lainnya. Masing-masingnya memiliki fungsi yang berbeda namun isian produknya dapat sama. Hal ini menunjukkan bahwa pemberian hadiah untuk tujuan profesional sangatlah penting.

Bacalah artikel berikut ini untuk melengkapi referensi Anda terkait tips-tips membuat acara seminar Anda sukses. Salah satunya melalui pemberian hadiah yang berarti. Kustomisasi hadiah Anda agar setiap penerimanya memiliki kesan positif terhadap perusahaan Anda.

Perlengkapan Seminar Offline

Seminar biasanya digelar di aula tertutup, seperti di aula kampus atau perusahaan, atau pun di gedung instansi tertentu. Di mana pun tempatnya, Anda perlu menyediakan perlengkapan seminar dan menata dekorasi agar sesuai dengan tema acara.

Brosur dan Handout

Brosur digunakan sebagai media promosi acara dan sebaiknya disebarkan maksimal satu bulan sebelum seminar dilakukan. Bentuknya bisa berupa brosur cetak atau digital, tergantung jenis seminar dan target pesertanya.

Brosur memuat informasi singkat mengenai topik atau materi yang akan dibahas, jadwal dan lokasi kegiatan, pembicara, serta mekanisme pendaftaran. Pastikan Anda membuat brosur menarik, baik dari sisi konten maupun desainnya.

Selain itu, ada pula handout yang dibagikan saat peserta melakukan registrasi. Handout merupakan selebaran berisi ringkasan materi yang dibahas oleh pembicara. Handout diharapkan dapat membantu peserta selama acara berlangsung.

Mirip dengan brosur, handout dapat dibagikan secara cetak atau digital. Untuk acara formal dengan materi yang lebih kompleks, biasanya handout diberikan secara digital, baik melalui link atau dibagikan langsung melalui souvenir flashdisk.

Banner dan spanduk

Perlengkapan seminar offline yang harus selalu ada adalah banner dan spanduk. Banner dan spanduk adalah perlengkapan seminar yang menampilkan informasi judul kegiatan, nama pembicara, sponsor acara, serta informasi lainnya.

Biasanya, spanduk atau banner berukuran besar dipasang pada dinding aula tempat kegiatan berlangsung. Sementara itu, di bagian luar venue, umumnya terdapat X-banner atau Y-banner. Fungsinya adalah untuk memberi panduan, seperti cara registrasi, serta kode QR yang dapat dipindai oleh peserta untuk mendapatkan informasi tertentu.

ID card

Sebagai salah satu perlengkapan seminar offline, ID card memudahkan untuk membedakan peserta dengan panitia. Selain itu, ID Card juga merupakan akses masuk peserta ke lokasi kegiatan.

Buku tamu

Perlengkapan seminar offline ini cukup krusial karena berguna untuk mencocokkan jumlah dan identitas peserta yang sudah mendaftar dan menghadiri seminar. Biasanya sebelum memasuki aula, peserta harus mengisi buku tamu dengan menuliskan nama, alamat surel, nama perusahaan atau universitas, dan sebagainya.

Kini, banyak kegiatan offline yang turut memanfaatkan Google Form sebagai pengganti buku tamu. Selain menghemat biaya operasional, proses pendataan peserta juga dapat dilakukan dengan lebih ringkas.

Paket seminar kit

Souvenir seminar biasanya berupa paket yang berisi beberapa barang yang sudah di-branding dengan logo penyelenggara. Dikenal juga sebagai paket seminar kit, isinya bermacam-macam, mulai dari buku agenda, pulpen, tumbler, pouch, dan tote bag atau goodie bag untuk memuat semua barang tersebut.

Souvenir yang dimaksud di sini adalah perlengkapan seminar offline yang diberikan kepada peserta sebagai fasilitas serta bentuk apresiasi dari penyelenggara. Oleh sebab itu, paket seminar kit seringkali dimanfaatkan pula sebagai media promosi.

Sertifikat

Bagi peserta, terutama yang masih berada di bangku universitas, sertifikat sangat berguna sebagai salah satu syarat kelulusan. Namun, secara umum, sertifikat dianggap sebagai bukti kompetensi peserta dalam bidang yang dijadikan topik kegiatan.

Perlengkapan Seminar Online

Pembatasan sosial akibat pandemi membuat banyak kegiatan tatap muka dibatasi, bahkan terhenti. Acara seperti pelatihan atau workshop pun terpaksa dilaksanakan dari jarak jauh. Panitia harus memanfaatkan platform daring sebagai media meeting agar kegiatan tetap terlaksana.

Seminar online atau yang kini dikenal sebagai webinar membutuhkan perlengkapan yang sedikit berbeda dibandingkan acara offline. Perlengkapan seminar online lebih memanfaatkan teknologi digital untuk menunjang proses komunikasi real-time secara virtual.

Berikut ini adalah perlengkapan seminar online yang dapat Anda persiapkan untuk mengadakan webinar.

PC

Perangkat utama untuk menunjang webinar adalah PC atau laptop. Dengan spesifikasi video dan audio card yang tinggi, kualitas video Anda dijamin mumpuni.

Jika Anda adalah panitia atau pembicara dalam sebuah seminar daring, hindari pemakaian handphone. Pastikan untuk menyiapkan laptop atau komputer agar memberi kesan lebih profesional.

Platform webinar

Ada banyak platform webinar yang tersedia saat ini. Masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangan sendiri. Anda bisa memilihnya sesuai dengan kebutuhan Anda, mulai dari platform gratis, sampai berbayar. Pricing platform webinar biasanya tergantung pada durasi dan jumlah peserta.

Platform-platform terbaik yang dijadikan pilihan favorit untuk menyelenggarakan webinar, di antaranya adalah Zoom, LiveStorms, Google Meets, Webex, GoToWebinar, dan WebinarJam.

Mikrofon

Sebenarnya, perangkat seperti komputer atau laptop sudah dilengkapi dengan mikrofon dan speaker, namun kualitas suaranya belum cukup memadai untuk komunikasi acara formal. Di sinilah gunanya memiliki mikrofon eksternal.

Selain mampu meredam kebisingan suara latar, kualitas suara Anda saat bicara pun akan lebih jernih.

Opsi yang dapat Anda pertimbangkan adalah mikrofon kabel dan nirkabel. Mikrofon kabel masih lebih populer di kalangan pengguna webcam. Namun, jika Anda akan menyajikan presentasi sambil berdiri, Anda bisa mencoba mikrofon nirkabel. Meski pengaturannya lebih rumit, sifatnya yang fleksibel akan sangat memudahkan selama presentasi.

Headphone/headset

Perangkat ini berfungsi sebagai media penerima audio selama webinar. Jika Anda menginginkan perlengkapan seminar online dengan pengaturan audio yang lebih sederhana, Anda bisa menggunakan headphone atau headset yang sudah dilengkapi mikrofon sehingga Anda tidak perlu menyiapkan mikrofon terpisah.

Pilihlah perangkat yang nyaman dipakai dengan mik yang mudah diatur, serta tombol yang mudah diakses dan tidak mengganggu saat Anda mengaktifkan mode mute.

Webcam

Meskipun Anda dapat menyajikan materi hanya dengan suara dan bahan presentasi berbentuk Powerpoint atau Slides, tidak ada salahnya untuk memiliki webcam yang siap dipakai kapan saja.

Presentasi dengan kehadiran pembicara, sekalipun dalam bentuk digital, akan membuat peserta merasa lebih terlibat, seolah-olah berada dalam interaksi tatap muka sungguhan.

Anda dapat menggunakan webcam bawaan pada perangkat Anda. Jika hasilnya kurang bagus, pertimbangkan memakai webcam eksternal dengan resolusi HD untuk memberikan kualitas video yang terang dan tidak pecah.

Tips Mengadakan Seminar yang Sukses

Seminar adalah diskusi interaktif untuk membahas suatu topik dan permasalahan terkait. Umumnya, kegiatan ini menghadirkan pembicara atau narasumber yang merupakan ahli di bidangnya.

Kegiatan ini juga memberikan keuntungan dari segi sosial kepada peserta, seperti memperluas relasi, membangun rasa persatuan, kerja sama, dan kemitraan. Peserta yang berpartisipasi akan mendapatkan pengetahuan baru yang bisa mereka manfaatkan dalam bidang keahlian mereka.

Agar materi yang diberikan dapat tersampaikan dengan baik kepada peserta, inilah tips-tips yang dapat dicoba untuk mengadakan event yang sukses.

Tentukan tujuan

Sebelum mengadakan kegiatan, pastikan Anda menentukan tujuan acara dengan jelas. Tujuan yang jelas membuat Anda tahu hasil yang dapat diharapkan dari acara tersebut. Setelah itu, Anda dapat membuat rencana pelaksanaan yang lebih terarah.

Menentukan tujuan kegiatan akan menjadi titik awal bagi Anda untuk mengetahui konsep acara, fasilitas yang dibutuhkan, serta pembicara yang harus dihadirkan.

Buat konsep acara

Selanjutnya, Anda harus membuat konsep yang merupakan pendekatan untuk mencapai tujuan kegiatan. Di sinilah Anda diharapkan untuk menentukan tema dan topik utama yang dapat menarik target peserta.

Konsep acara akan memberi gambaran seperti apa penyampaian materi agar dimengerti oleh peserta. Selain itu, konsep ini juga akan menentukan dekorasi seperti apa yang cocok dengan tema acara, serta fasilitas yang dibutuhkan oleh peserta.

Undang pembicara yang kompeten

Bukan hanya topik yang akan menarik antusiasme peserta, namun juga pembicara dengan latar belakang yang relevan. Anda harus mengetahui apakah pembicara bisa membawakan materi dengan baik agar peserta mendapatkan ilmu sesuai dengan tujuan acara.

Lebih baik lagi jika pembicara memiliki pembawaan yang ramah, bahkan humoris agar dapat menyegarkan suasana dan membuat peserta aktif terlibat. Hal-hal seperti ini yang menjadikan penentuan pembicara sebagai salah satu poin penting dari penyelenggaraan pelatihan, workshop, maupun talkshow.

Tentukan tempat dan jadwal dengan baik

Perencanaan lokasi dan jadwal acara sangat penting disiapkan dengan matang. Anda perlu memilih tempat strategis yang mudah dijangkau oleh target peserta. Pastikan aula atau tempat kegiatan berlangsung dapat menampung semua peserta serta memiliki fasilitas yang memadai.

Sebagai tips, hindari tanggal merah dan liburan panjang agar peserta tidak merasa enggan untuk berpartisipasi. Atau sebelum menentukan tanggal, Anda dapat menanyakan langsung kepada peserta atau memberikan formulir registrasi online untuk mengetahui ketersediaan atau waktu luang mereka.

Buat rencana anggaran

Setelah semuanya poin lain sudah ditentukan, saatnya untuk mengetahui cara memanfaatkan sumber daya yang tersedia untuk menyusun format acara sesuai keinginan Anda. Di sinilah gunanya rencana anggaran.

Rencana anggaran mencakup biaya operasional kegiatan, dana untuk mendatangkan pembicara, dan biaya pengadaan souvenir untuk peserta. Dengan anggaran yang terencana, Anda dapat memastikan semua pengeluaran tidak melebihi dana yang dialokasikan.

Itulah pembahasan tentang perlengkapan seminar yang bisa Anda jadikan referensi. Jika Anda membutuhkan pengadaan paket seminar kit, tidak perlu kebingungan mencari vendor.

Lokasoka siap menyediakan souvenir acara yang bisa di-custom dengan logo perusahaan atau instansi Anda. Silakan hubungi langsung konsultan E-commerce Lokasoka dengan mengklik tombol Whatsapp di halaman ini.