Onboarding Adalah: Definisi, Manfaat, dan Tips Suksesnya

Rekrutmen karyawan adalah hal yang lumrah dilakukan oleh setiap perusahaan, setidaknya satu tahun sekali. Sayangnya, beberapa pekerja terkadang sulit untuk beradaptasi dengan iklim kerja di perusahaan barunya. Bahkan ada yang akhirnya tidak mampu bertahan di tahun pertamanya bekerja. Inilah alasan di balik adanya proses onboarding karyawan baru.

Saat ini, pendekatan onboarding menjadi solusi di setiap perusahan guna mempertahankan produktivitas kerjanya. Alhasil, para pegawai dan staf baru akan lebih mudah beradaptasi dan menikmati lingkungan kerja. Lalu, apa itu onboarding dan mengapa setiap perusahaan perlu menerapkannya? Mari simak penjelasannya sebagai berikut.

Apa itu Onboarding Karyawan?

Sebelum membahas lebih lanjut, tak ada salahnya untuk mengenal apa itu onboarding. Secara harfiah, onboarding artinya suatu proses “menyambut” karyawan agar dapat menyesuaikan diri dengan iklim perusahaannya.

Melalui program ini, para pekerja akan diajak mengenal tentang tempat kerja, budaya kantor, jenis pekerjaan yang dilakukan, hingga cara berkomunikasi dengan sesama rekan di perusahaan, khususnya mereka yang terlibat dalam proyek yang sama.

Intinya, onboarding adalah sebuah program untuk membantu para karyawan baru agar dapat menyesuaikan diri dengan tempat kerja.

Selama program ini berjalan, staf atau pegawai baru akan belajar bagaimana harus bersikap dan berperilaku, serta meningkatkan pengetahuan dan keterampilan tentang pekerjaan yang akan dilakukan.

Umumnya, kegiatan onboarding adalah salah satu program departemen Human Resources Development (HRD) atau yang terkait. Melalui program onboarding, HRD akan memberi pengarahan dan pengertian secara umum kepada staf dan pegawai mengenai perusahaan beserta deskripsi pekerjaan yang akan dikerjakan.

Para pegawai atau staf sebagai peserta juga menjadi faktor yang menentukan keberhasilan program orientasi pegawai baru. Hal itu bisa dilihat dari berapa lama pekerja tersebut dapat bertahan di perusahaan.

Apabila pegawai dapat bekerja selama lebih dari satu tahun, artinya program tersebut sukses dilakukan. Namun, ada baiknya departemen HRD melakukan evaluasi terkait proses onboarding karyawan baru yang telah dilakukan secara berkala.

Pentingnya Onboarding Bagi Karyawan dan Perusahaan

Umumnya, tujuan onboarding adalah untuk membantu pegawai beradaptasi dengan lingkungan perusahaan. Selain itu, ada berbagai macam manfaat lain dari pelaksanaan orientasi, baik untuk pekerja maupun perusahaan yang menyelenggarakan.

1. Membantu proses adaptasi

Pada dasarnya, onboarding adalah salah satu cara bagi pekerja baru agar dapat menyesuaikan diri dengan budaya kerja di perusahaan. Kegiatan orientasi yang paling umum adalah mengenalkan pegawai baru dengan area perusahaan. Tak hanya itu, HRD juga mengajak karyawan baru berkenalan dan berkomunikasi dengan karyawan lain di perusahaan.

Beberapa tahun terakhir, program orientasi karyawan lebih sering dilakukan secara virtual. Meskipun begitu, pastikan agar budaya perusahaan tetap tersampaikan dengan baik.

Pastikan pula agar karyawan baru dan pegawai lama dapat berkomunikasi dengan mudah. Proses orientasi pegawai yang sukses secara tidak langsung akan membantu kelancaran kegiatan perusahaan.

2. Meningkatkan produktivitas

Pegawai baru biasanya membutuhkan paling tidak enam hingga satu tahun untuk mencapai produktivitas secara maksimal. Hal ini disebabkan oleh proses penyesuaian karyawan baru yang memerlukan waktu. HRD perlu mengarahkan karyawan agar dapat mempercepat proses penyesuaian diri.

Melalui program orientasi yang sukses, produktivitas perusahaan dapat meningkat hingga lebih dari 70 persen.

Di dalam proses orientasi, HRD dapat menjelaskan tentang tujuan yang ditetapkan serta memantau perkembangan adaptasi karyawan baru. Pastikan staf baru memahami apa dan bagaimana ekspektasi perusahaan terhadap posisi tersebut.

3. Meningkatkan kepercayaan diri pekerja

Umumnya, perusahaan memilih untuk tidak melibatkan pekerja baru dalam proyek-proyek besar. Bahkan, hanya 33 persen pekerja baru saja yang sengaja dilibatkan. Padahal, ini dapat membantu meningkatkan kepercayaan diri staf baru yang sedang memulai fase awal di perusahaan.

4. Membantu tercapainya visi dan misi perusahaan

Salah satu hal yang wajib dipaparkan dalam program onboarding adalah menjelaskan visi dan misi perusahaan. Penjelasan tentang visi dan misi ini akan membantu pekerja baru dalam mengenal apa yang menjadi tujuan dari perusahaan. DI samping itu, pekerja pun akan lebih termotivasi dalam membantu perkembangan bisnis.

5. Memudahkan proses rekrutmen selanjutnya

HR perlu menyiapkan strategi untuk memberi pengalaman orientasi yang luar biasa bagi pegawai baru. Di samping membantu perusahaan mempertahankan talenta terbaik, pekerja juga tidak akan ragu untuk merekomendasikan bakat hebat lainnya untuk bergabung dengan perusahaan.

Ini termasuk cara yang efektif, cepat, dan murah untuk mempromosikan perusahaan. Selain itu, HRD juga dapat lebih mudah mencari kandidat baru untuk mengisi posisi yang dibutuhkan perusahaan.

Rekomendasi Onboarding Kit

Meski kerap disepelekan, onboarding kit juga menjadi bagian penting selama program pengenalan staf dan pegawai. Hal ini membuat para pegawai baru merasa dihargai dan ikut menjadi bagian dari tim.

Berikut ini adalah beberapa rekomendasi onboarding kit yang umumnya diberikan saat proses orientasi karyawan baru.

1. Company SWAG

Company SWAG (Stuff We All Get) adalah salah satu pilihan favorit untuk menyambut pegawai baru. Paket corporate gift ini terdiri dari tumbler, mug, t-shirt, hingga ID Card dan lanyard. Agar lebih terkesan eksklusif, sematkan juga nama staf di item-item tersebut.

2. Perlengkapan ATK

Perlengkapan alat tulis kantor (ATK) merupakan kit standar dalam menyambut staf dan pegawai baru di suatu perusahaan. Mengingat seluruh item tersebut pasti dibutuhkan oleh untuk melakukan pekerjaan sehari-hari.

Beberapa item yang dapat dimasukkan ke dalam onboarding kit perlengkapan ATK adalah buku agenda, pulpen, sticky notes, lanyard, serta kartu nama.

3. Perlengkapan elektronik

Apabila perusahaan bergerak di bidang teknologi dan gadget, perlengkapan elektronik bisa menjadi alternatif kit onboarding karyawan baru. Misalnya saja laptop, keyboard, mouse, serta kuota internet.

Pastikan juga pegawai baru telah mendapat akses yang tepat ke seluruh platform yang digunakan perusahaan. Tambahkan pula panduan agar staf baru dapat melakukan pekerjaan dengan lancar.

4. Buku pegangan karyawan (employee handbook)

Karyawan baru perlu mengetahui dengan baik tentang segala peraturan di perusahaan. Meski HRD mungkin telah menyampaikan secara lisan, tidak semua orang dapat mengingatnya terus menerus. Oleh sebab itu, HRD perlu memberikan buku pegangan pekerja atau yang disebut dengan employee handbook.

Employee handbook dipakai guna memberikan instruksi lebih jelas kepada para pekerja mengenai apa yang harus dan tidak boleh dilakukan serta kebijakan kantor. Dibanding hanya menjelaskan secara lisan, employee handbook akan memudahkan karyawan baru dalam memahami segala peraturan kantor.

5. New normal kit

Di era new normal sangat penting untuk memastikan kesehatan dan keselamatan tenaga kerja di perusahaan, termasuk ketika merekrut karyawan baru. Untuk itu, HRD perlu menerapkan beberapa langkah keamanan dan kesehatan dasar bagi semua orang.

Di dalam paket new normal kit tersebut, pastikan isinya mencakup hand sanitizer, masker, vitamin, desinfektan, paper soap untuk mencuci tangan, sarung tangan sekali pakai, serta pamflet tentang keselamatan kerja di area perusahaan.

6. Set alat makan

Banyak pekerja yang memilih untuk membawa bekal sendiri dari rumah. Karena itu, HRD dapat menyediakan onboarding kit berupa cutlery set yang berisi set sendok, garpu, sumpit, tumbler, kotak makan, serta straw set.

Tips Menyukseskan Onboarding Karyawan Baru

Tidak semua pegawai baru mampu bertahan bekerja di sebuah perusahaan dalam waktu lebih dari satu tahun. Oleh sebab itu, HR perlu mengambil beberapa langkah strategis dengan menerapkan berbagai tips onboarding karyawan baru.

1. Ciptakan suasana yang interaktif

Proses orientasi dan pengenalan perusahaan sering terasa menegangkan bagi para karyawan baru. Padahal, ini merupakan langkah awal yang penting untuk menghindari suasana kaku selama bekerja.

Sebagai tips, HR bisa menciptakan suasana interaktif selama proses orientasi untuk membuatnya lebih menyenangkan. Mulai acara dengan percakapan yang tidak terlalu kaku.

Tak perlu langsung bertanya tentang pekerjaan, mulailah obrolan dengan pertanyaan santai seperti jarak rumah para staf baru dengan kantor, transportasi yang digunakan, dan semacamnya.

2. Tetapkan buddy untuk 90 hari pertama

Sebagai staf baru, wajar bila para pekerja tersebut membutuhkan seseorang yang bisa ditanyai atau sekadar klarifikasi mengenai pekerjaan. Idealnya, HR dapat menyediakan seseorang dari tim lama untuk berlaku sebagai partner.

Biasanya, partner yang juga disebut dengan buddy ini menemani adaptasi pegawai baru selama kurang lebih 90 hari pertama.

3. Buat prosedur operasi standar (SOP)

Proses orientasi yang berlangsung lama seringkali membuat pegawai baru merasa frustasi. Untuk menghindari hal tersebut, HR dapat membuat prosedur operasi standar (SOP) untuk para pegawai baru.

SOP yang dimaksud dapat terdiri dari video instruksi atau dokumen informasi tertentu. Informasi yang dikemas dalam bentuk video tersebut dinilai mampu meningkatkan efektivitas proses onboarding karyawan baru.

Bagi Anda yang membutuhkan onboarding kit, Ecodoe menghadirkan aneka paket corporate gift serta souvenir kantor. Dengan begitu, persiapan orientasi karyawan baru akan terasa lebih cepat dan mudah. Yuk, pesan semua kebutuhan corporate gift berkualitas di Ecodoe dan dapatkan diskon khusus hari ini!